Send og modtag e-fakturaer
Lad os håndtere dine digitale fakturaer
Vi fokuserer på at dine fakturaer skal nå frem i det ønskede format, på den ønskede måde dvs.
Afsendelse via NemHandel eller VANS:
- De konverterede/ikke konverterede fakturaer sendes via NemHandel, hvis modtageren er koblet på NemHandel. Er modtageren i stedet koblet på VANS nettet, sender vi fakturaerne via VANS nettet
- Som en bonus er det i øvrigt også billigere at sende fakturaer via DIGITAL CABs NemHandelintegration i forhold til det tidligere anvendte VANS net
Automatisk konvertering, men kun hvis det er nødvendigt:
- Selv om dit økonomisystem ikke kan danne OIOUBL, konverterer vi automatisk dine OIOXML fakturaer til OIOUBL
- Kan modtageren fortsat håndtere OIOXML sender vi blot fakturaerne som hidtil i OIOXML formatet dvs. uden konvertering
- Udlæser dit økonomisystem i OIOUBL, men kan modtageren kun modtage i OIOXML så konverterer vi til OIOXML inden afsendelse
Vedhæfte filer til OIOXML og OIOUBL forretningsdokumenter
DIGITAL CAB gør det nu muligt automatisk at vedhæfte/indlejre filer til dine OIOXML og OIOUBL dokumenter.
Det giver store muligheder da det fremover kan lade sig gøre at medsende mere detaljerede specifikationer, håndskrevne noter, tegninger eller noget helt tredje som f.eks. tilbud eller prislister i dokumenterne.
Du skal blot have en fil i en af følgende dokumenttyper som ønskes vedhæftet/indlejret: TIFF-, PDF, Word- eller Excel dvs. filer med extension tiff, pdf, doc, docx, xls og xlsx.
Indlejringen af filer kan foregå på to måder:
- Den første er vha. den nyeste version af DIGITAL CAB Connector som automatisk foretager indlejringen i det elektroniske dokument.
- Den anden metode er manuelt at parre filerne via DIGITAL CABs Kundeweb og er allerede tilgængelig, hvis du har en konto hos DIGITAL CAB og i forvejen sender OIOXML
Eksempel med indlejring af en Excel fil ved at bruge DIGITAL CAB Connector
Når Connectoren håndterer vedhæftningen af filer automatisk, skal filen som ønskes indlejret have samme filnavn som OIOXML-/OIOUBL -dokumentet man ønsker at vedhæfte filen til, men med en anden extension. Se eksemplet herunder.
For eksempel vil en fil med navnet ”Faktura_14704.xml” få en anden fil med navnet ”Faktura_14704.pdf” indlejret.
VIGTIGT! Det vil f.eks. ikke ske en indlejring hvis pdf-filen hedder ”Faktura_14704.xml.pdf” dvs. hvor man blot har kopieret hele filnavnet og tilføjet den relevante extension.
VIL FUNGERE: Connectoren opfatter de to markerede filer som hørende sammen og xlsx-filen vil blive indlejret i xml-filen
VIL IKKE FUNGERE: De markerede filer hører ikke sammen idet MinFaktura.xml ikke har samme filnavn som MinFaktura (filnavnet før extension)
Modtag digitale dokumenter f.eks. fakturaer fra dine leverandører
Har du et EAN lokationsnummer og en konto hos DIGITAL CAB har du mulighed for at modtage digitale dokumenter.
Modtag fra både NemHandel og VANS med en og samme konto hos DIGITAL CAB
Dine leverandører og kunder kan dermed selv vælge hvordan det bedst passer dem, at fremsende deres digitale dokumenter til din virksomhed.
Vi kan efter aftale tilbyde dine samhandelspartnere at overføre dokumenterne på andre måder som f.eks. FTP.
Automatisk konvertering
Anvender din leverandør et af de offentlige fakturaformater (OIOXML og OIOUBL) og sender i f.eks. OIOUBL, mens dit økonomisystem læser OIOXML, så sørger vi for automatisk konvertering til dit format dvs. enten fra OIOUBL -> OIOXML – eller fra OIOXML -> OIOUBL, hvis det er OIOUBL dit system kan læse. Alle modtagne fakturaer som allerede er i det format dit økonomisystem kan læse ændrer vi naturligvis ikke på.
Det betyder at du kan meddele din leverandør, at I kan modtage digitale fakturaer uden at I behøver at blive tekniske omkring hvilken standard I hver især benytter jer af.
En mere effektiv løsning
Når dine leverandører selv kan bestemme forsendelsesmetoden koblet med den automatiske konvertering, giver det en højere procentdel af leverandører og kunder som vil kunne sende digitale dokumenter til din virksomhed og dermed en mere effektiv løsning, hvilket igen fører til en større samlet besparelse.
Mulige dokumenttyper og formater
Fra VANS nettet modtages alle typer af EDIFACT dokumenter samt OIOXML og OIOUBL.
Fra NemHandel modtages fakturaer og kreditnotaer i OIOXML og alle de mulige dokumenttyper og profiler af OIOUBL.
Øvrige standarder eller filformater kan modtages vha. f.eks. FTP
Læser dit økonomisystem ikke OIOUBL eller OIOXML?
Så kan det aftales at vi konverterer til et af vore standardfilformater eller til dit eget ønskede filformat.
Indlæsning i økonomisystemet giver den største besparelse og de færreste fejl.
Du kan i stedet vælge at modtage en læsevenlig html-fil som kan åbnes med en browser hvorfra den kan indtastes eller du kan vælge at benytte vores kundeweb som også kan vise det digitale dokument i et læsevenligt format.
Hvis du befinder dig i en situation, hvor økonomisystemet kan udlæse faktuarer, men ikke kan indlæse ordrer samtidig med at du gerne vil kunne imødekomme et ønske fra en kunde om at samhandle digitalt, så kan du vælge at indtaste den læsevenlige ordrefil i dit økonomisystem og sidenhen sende fakturaen digitalt tilbage til din kunde.
Hvad kræves der?
For at kunne modtage digitale dokumenter via NemHandel og VANS anbefaler vi et GLN (EAN lokatiionsnummer).
Har din virksomhed ikke et GLN kan det bestilles her
Nogle økonomisystemer har som standard indbygget filindlæsning. Har dit økonomisystem ikke det, kan det være nødvendigt med et indlæsningsmodul.
Hvis din økonomisystemleverandør ikke ligger inde med et indlæsningsmodul kan det være at en af vore samarbejdspartnere kan være behjælpelige.
DIGITAL CAB håndterer også gerne de øvrige OIOUBL formater som findes. Kontakt os for at høre nærmere